Jak napisać umowę?

Za każdym razem powtarzam i będę powtarzać każdemu, że dobrze napisana umowa to trzy czwarte sukcesu. Kupujesz mieszkanie warte setki tysięcy złotych, nabywasz maszynę za kilkadziesiąt tysięcy złotych, zlecasz do wykonania remont, na który masz przeznaczyć swoją półroczną pensję, podejmujesz się wykonania robót budowlanych, w które musisz zaangażować prawie cały potencjał Twojej firmy, a umowę podpisujesz w biegu, na kolanie, bez sprawdzenia i bez zastanowienia się, co tak naprawdę podpisujesz i bez rozmowy z drugą stroną?
Niestety z mojego doświadczenia wynika, że takie sytuacje zdarzają się bardzo często. A to nie może doprowadzić do niczego dobrego. Jeżeli związujesz się jakąkolwiek umową, poświęć trochę czasu na jej analizę, a to zaoszczędzi Twój czas i pieniądze w przyszłości.

Przed podpisaniem umowy.

Przede wszystkim musisz jasno określić cel, w jakim umowa ma być zawarta. Co chcesz osiągnąć w wyniku jej wykonania, do czego ma Cię doprowadzić, jaką korzyść ma Ci przynieść. Mając precyzyjnie określony efekt wykonanej umowy, zastanów się, jakie czynności musisz wykonać Ty i druga strona, aby efekt ten został osiągnięty. Czynności te będą składały się następnie na zakres Waszych obowiązków. W miejscu tym powinieneś też założyć, że może dojść do pewnych problemów w toku realizacji umowy i przyjąć mechanizmy pomagające przez te problemy przebrnąć – na przykład kary umowne (więcej o karach umownych przeczytasz tutaj: https://www.iblkancelaria.pl/jak-skutecznie-zastrzec-kare-umowna//)

Od czego zacząć pisanie umowy.

Na pewno umowę należy oznaczyć datą jej sporządzenia oraz precyzyjnym ustaleniem jej stron. W przypadku osób fizycznych zadanie to jest łatwe. Wystarczy Ci wgląd w dowód osobisty swój oraz osoby z którą podpisujesz umowę. Pamiętaj, aby umowa zawierała wszystkie dane identyfikujące, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr Pesel, nr dowodu osobistego. Trochę więcej informacji należy zawrzeć w przypadku, gdy strona prowadzi działalność gospodarczą, czy gdy do umowy przystępuje spółka. W tej sytuacji oprócz nazwy i adresu siedziby, aby dobrze napisać umowę niezbędne jest wskazanie również nr NIP oraz REGON. Wpisując dane takiego podmiotu pamiętaj, że najlepiej jest od razu sprawdzić informacje o kontrahencie w odpowiednim rejestrze, tj. CEIDG (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) lub KRS (w przypadku spółek). Sprawdź także, czy osoba która podpisuje umowę w imieniu spółki, faktycznie jest do tego umocowana.

Co powinno się znaleźć w umowie.

• Przedmiot umowy

Przede wszystkim umowa musi precyzować przedmiot, czyli to, co ma zostać na jej podstawie wykonane. Nie ograniczaj się tu do zdawkowych twierdzeń, tylko wskaż dokładnie, jaka usługa ma być wykonana i czego ma dotyczyć, jaki przedmiot ma zostać zrealizowany i jakie powinien posiadać właściwości. Pisz szczegółowo na tyle na ile możesz, tak aby można było zweryfikować, czy to co otrzymasz, jest faktycznie tym, co określiłeś jako cel umowy.

• Termin wykonania.

Dobrze jest wskazać zarówno termin rozpoczęcia realizacji umowy i związania nią stron, jak również termin jej wykonania. W zależności od przedmiotu umowy, termin ten może zostać określony jednym dniem, ale również może zakładać kilka etapów odbioru przedmiotu umowy. Unikaj określania terminu w sposób ogólnikowy (np. w terminie 6 miesięcy o dnia obowiązywania umowy lub w terminie 14 dni od dnia uzyskania niezbędnej dokumentacji). Termin wykonania umowy to wskazanie konkretnej daty jej wykonania. Jeżeli nie doprecyzujesz tego zapisu trudno Ci będzie wykazać, że kontrahent nie dotrzymał tego terminu.

• Wynagrodzenie.

Dla większości z osób jest to jeden z najważniejszych zapisów w umowie. W tym zakresie zapisy mogą zamykać się jednym punktem wskazującym konkretną wartość wynagrodzenia i termin jego zapłaty, ale mogą również być mocno rozbudowane. Wynagrodzenie może być bowiem płatne jednorazowo, etapami, może mieć charakter ryczałtu lub być oparte na kosztorysie itp. Pamiętaj jednak, że oprócz wskazania kwoty wynagrodzenia należy określić sposób i termin jego zapłaty.

• Konsekwencje niewykonania umowy.

Jest to ta część umowy, która zazwyczaj pozostaje w związku z przedmiotem jej wykonania, terminem wykonania, czy płatnością wynagrodzenia oraz innymi szczególnymi obowiązkami nałożonymi na strony (np. z obowiązkiem przekazania kontrahentowi odpowiedniej dokumentacji). Jeżeli zależy Ci na terminowości wykonania umowy, to powinieneś nałożyć na kontrahenta karę za opóźnienie. Musi ona pozostawać w ścisłym związku z określonymi w umowie terminami (np. umowa ma być wykonywana etapami, dobrze jest przewidzieć w niej kary za opóźnienie na poszczególnych etapach). Jeżeli natomiast zależy Ci na tym, aby przekazany przedmiot posiadał określone cechy, to kara umowna powinna odnosić się do okoliczności, w której przekazany przedmiot nie będzie posiadał tych (czyli np. przekazana dokumentacja będzie niekompletna). Nie ma możliwości określenia kary umownej w sposób uniwersalny, albowiem zawsze musi ona odnosić się do warunków określonej umowy. Dlatego dobrze zastanów się, jak zabezpieczyć umowę karami umownymi, aby z jednej strony stanowiło to motywację dla kontrahenta, a z drugiej strony ewentualny ekwiwalent dla Ciebie z tytułu braku realizacji umowy zgodnie z jej zapisami.

• Dane do kontaktu.

To jest ten element umów, który najczęściej jest pomijany. Samo wskazanie w nagłówku umowy jej stron nie zawsze jest wystarczające, w szczególności, gdy jedną ze stron jest duża organizacja, w ramach której będzie się z Tobą kontaktowało wiele osób. Nie raz już przed sądem spotykałam się z linią obrony opartą na tym, że ustalenia w toku realizacji umowy były dokonywane z osobą, która nie posiadała do tego uprawnień, w związku z tym nie były wiążące. Szkoda Twojego czasu na takie zarzuty, więc wskaż w umowie jakie osoby (najlepiej z imienia i nazwiska, nr. tel i adresu e-mail) są uprawnione do reprezentacji każdej strony. Znacznie ułatwi Ci to zarówno kontakt na etapie realizacji umowy, jak i zabezpieczy przed późniejszymi nieporozumieniami.

Co jeszcze może zawierać umowa?

Odpowiadając sobie na pytanie jak napisać umowę i przygotowując się do tego zadania, powinieneś zwrócić uwagę na wszystkie te elementy, niewymienione powyżej, które uzupełniają ustalenia pomiędzy stronami. Wśród takich zapisów wymienić można chociażby dodatkowe obowiązki każdej ze stron, kwestie udziału w realizacji umowy podmiotów trzecich, zapisy dotyczące praw autorskich, odpowiedzialność względem podmiotów trzecich itp.

Pamiętaj, każda umowa jest po to, abyś mógł osiągnąć Twój cel. Aby osiągnąć umowa musi być dopasowana do Twojej sytuacji i napisana precyzyjnie.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w napisaniu takiej umowy skontaktuj się z nami: biuro@iblkancelaria.pl lub przez formularz znjdujący się na naszej stronie: https://www.iblkancelaria.pl/kontakt/